Ausgangssituation – langsam und aufwendig
Der Postausgang erfolgte bisher weitgehend manuell. Nachrichten und Dokumente wurden erstellt, über beA versendet oder postalisch verschickt. Jede Nachricht erforderte rund 20 Minuten Bearbeitungszeit. Zustellbestätigungen fehlten, Nachverfolgungen erfolgten über separate Systeme. Insgesamt war der Prozess zeitaufwendig, teuer und fehleranfällig.
Zielsetzung – digital und effizient
Die Kanzlei verfolgte folgende Ziele:
- Vollständig digitaler Versandprozess
- Automatische Erstellung von beA-Nachrichten aus bestehenden Verfahrensdaten
- Integration in CMS und Dokumentenmanagementsystem
- Nutzung digitaler Signaturen
- Automatische Zustellbestätigungen und Nachverfolgung
Umsetzung – Automatisierung des gesamten Versands
Das Projekt lief über 14 Wochen:
Phase 1: Konzeption (Woche 1–3)
- Analyse der rechtlichen Anforderungen
- Entwicklung des Konzepts für den digitalen Versand
Phase 2: Entwicklung (Woche 4–10)
- Aufbau einer Versandplattform mit digitaler Signatur
- Anbindung an beA-Client und CMS
- Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit für alle Anwender
Phase 3: Integration & Rollout (Woche 11–14)
- Integration ins System
- Tests und Qualitätssicherung
- Schulungen der Mitarbeiter
- Einführung in den Echtbetrieb mit wöchentlichen Review-Sessions
Ergebnisse – schnelle und günstige Prozesse
- 82 % kürzere Bearbeitungszeit pro Dokument (von 45 Min. auf 8 Min.)
- 100 % Automatisierung beim beA-Versand (0 Min. manuelle Arbeit)
- 60 % geringere Versandkosten pro Monat (von 850 € auf 340 €)
- Sofortige Zustellung statt 2–3 Tagen Postlaufzeit
- Automatische Nachverfolgung mit Zustellbestätigung
Nutzen für die Kanzlei
- Verbesserte Nachvollziehbarkeit und sofortige Zustellbarkeit
- Massive Zeit- und Kostenersparnis
- Rechtssichere und transparente Prozesse
- Entlastung der Mitarbeiter durch Wegfall manueller Aufgaben
