Ausgangssituation – Zeitfresser mit hoher Fehlerquote
Reisekostenabrechnungen waren bisher ein mühsamer Prozess: Belege mussten gesammelt, geprüft und manuell in Excel-Tabellen übertragen werden. Pro Anwalt fielen monatlich bis zu vier Stunden zusätzlicher Aufwand an. Fehler in den Berechnungen führten regelmäßig zu Verzögerungen bei der Erstattung. Zusätzlich gingen Belege oft verloren, was Abstimmungen verlängerte und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beeinträchtigte.
Zielsetzung – weg von Excel, hin zur Automatisierung
Die Kanzlei wollte den gesamten Prozess digitalisieren. Die Ziele:
- Mobile Lösung für die digitale Belegerfassung
- Automatische Erkennung von Daten durch OCR
- Automatisierte Berechnung von Kilometerpauschalen
- Direkte Integration in die Buchhaltungssoftware
- Reduzierung des Zeitaufwands um mindestens 75 %
Umsetzung – App und Cloud im Einsatz
Innerhalb von acht Wochen wurde eine digitale Lösung implementiert:
Phase 1: Analyse & Konzeption (Woche 1–2)
- Untersuchung der bisherigen Prozesse
- Definition der Anforderungen an die App und die Buchhaltung
Phase 2: Entwicklung (Woche 3–4)
- Entwicklung einer mobilen App mit OCR-Scan-Funktion
- Aufbau eines Backends zur Datenverarbeitung
Phase 3: Integration & Automatisierung (Woche 5–6)
- Anbindung der Daten an die bestehende Buchhaltungssoftware
- Einrichtung der automatischen Berechnungslogik
Phase 4: Testing & Rollout (Woche 7–8)
- System- und Benutzertests
- Schulungen für Anwälte und Assistenzkräfte
- Stufenweise Einführung in den Kanzleialltag
Ergebnisse – deutliche Effizienzsteigerung
- 78 % Zeitersparnis pro Anwalt/Monat (von 3,5h auf 45 Min.)
- 83 % weniger Fehler bei Abrechnungen (von 12 % auf 2 %)
- 79 % schnellere Erstattungen (von 14 Tagen auf 3 Tage)
- 0 % Belegverluste (statt zuvor 8 %)
Nutzen für die Kanzlei
- Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit
- Spürbare Qualitätssteigerung bei Abrechnungen
- Höhere Zufriedenheit durch schnelle Erstattungen
- Keine Verluste mehr durch fehlende Belege
