Ausgangssituation – ein Prozess am Limit
Die Koordination von Gerichtsterminen war bisher für die Kanzlei ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess. Über 20 Partnerkanzleien mussten parallel koordiniert werden. Jeder Termin erforderte zwischen fünf und zwanzig Minuten zur Prüfung und Zuteilung. Rückmeldungen der Partnerkanzleien trafen häufig verspätet ein oder blieben aus. Dies führte zu kurzfristigen Umplanungen, Intransparenz und einer hohen Fehleranfälligkeit.
Die Folgen:
- Hoher manueller Aufwand für Mitarbeitende
- Regelmäßige Doppelbuchungen und Umverteilungen
- Fehlende Transparenz in der Planung
- Stress und Zeitdruck im Tagesgeschäft
Zielsetzung – von Chaos zu Klarheit
Das Projekt hatte zum Ziel, den gesamten Prozess zu automatisieren. Konkret bedeutete das:
- Entwicklung einer automatisierten Zuordnungslogik für Gerichtstermine
- Deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeit pro Termin
- Vollständige Vermeidung von Doppelbuchungen
- Integration in bestehende Kanzleisoftware für nahtlose Abläufe
- Echtzeit-Benachrichtigungen an Partnerkanzleien
Umsetzung – vom manuellen Prozess zur smarten Lösung
Das Projekt wurde in drei Phasen innerhalb von sechs Wochen realisiert:
Phase 1: Analyse & Konzeption (Woche 1–2)
- Dokumentation der bestehenden Terminprozesse
- Mapping der Schnittstellen zu den Gerichtssystemen
- Erstellung einer technischen Spezifikation
Phase 2: Entwicklung & Integration (Woche 3–4)
- Aufbau einer API-Integration zu den Gerichtsverwaltungssystemen
- Anbindung an das interne CMS und Kalender-Systeme
- Implementierung einer automatisierten Benachrichtigungslogik
Phase 3: Testing & Rollout (Woche 5–6)
- Durchführung von Systemtests
- Mitarbeiterschulungen in zwei Terminen
- Pilotphase mit ausgewählten Fällen
- Vollständiger Rollout mit Optimierung
Ergebnisse – messbare Verbesserungen
Die Automatisierung führte zu klaren und quantifizierbaren Erfolgen:
- 90 % weniger Bearbeitungszeit pro Termin (von Ø 18 Min. auf 2 Min.)
- 0 Doppelbuchungen (vorher Ø 8 pro Monat)
- +300 % mehr Terminzuordnungen pro Tag (von 50 auf 200)
- 40 % weniger manueller Zeitaufwand pro Tag (von 16,5h auf 6,5h)
- Automatisierte Terminbestätigungen statt manueller Rückmeldungen
Nutzen für die Kanzlei
Die neue Lösung hat nicht nur Prozesse effizienter gemacht, sondern auch die tägliche Arbeit spürbar erleichtert:
- Höhere Zuverlässigkeit und Planbarkeit
- Entlastung der Mitarbeiter durch den Wegfall von Routineaufgaben
- Transparenz und Klarheit in der gesamten Terminplanung
- Verbesserte Zusammenarbeit mit Partnerkanzleien
